Vraagstuk
Ieder jaar dezelfde puzzel: Hoe vertellen wij onze opdrachtgevers nu wat wij hebben gedaan met onze tijd en hun geld? Wat hebben we bereikt? Wie hebben we kunnen helpen?
Na jaren in hetzelfde programma te registreren ontstaat het risico dat er niet meer helder is waarom de vragen gesteld worden. Wil de klant het weten of zijn we het gewoon gewend?
Aanpak
Goede en betrouwbare rapportages krijg je door een aantal stappen te doorlopen.
- Alleen vragen wat je moet of wilt weten
- Zorgen voor structurele invoer
- Weten naar welke gegevens je nu eigenlijk kijkt
Samen met de klant zijn we door de beschikkingen en opdrachten gelopen om de verantwoordingseisen en meetbare resultaten te identificeren. Hierna hebben we gekeken hoe we deze eisen kunnen vertalen naar de cliëntdossiers en bijbehorende formulieren in het cliëntvolgsysteem ‘Regas’.
Dat is het moment om te praten met het primaire proces. Hoe ziet jullie dag er uit? Hoe worden de clienten benaderd? Hoe werkt een gesprek?
Op basis van deze gesprekken worden de formulieren en dossiers verder vastgesteld. Een beperkt aantal casustypen, met grote variatiemogelijkheden.
De nieuwe manier van werken hebben we vastgelegd in een aantal handleidingen en toegelicht in een serie trainingen. Iedereen de kans biedend vragen te stellen en voldoende tijd te testen.
Nu dat de medewerkers op de nieuwe manier invoeren kunnen we zien wat dat dan is. Alle ingevoerde gegevens worden ontsloten naar een eigen data-warehouse (Azure). Daar worden een aantal bewerkingen doorgevoerd en wordt de data dagelijks naar PowerBI gehaald.
In PowerBI is een serie rapporten ontwikkeld om de verschillende opdrachtgevers snel te kunnen laten zien wat er is gebeurt en welke resultaten zijn behaald.
Daarnaast hebben we een management- en medewerkerscockpit ontwikkeld. Hier kan men dagelijks zien welke voortgang is geboekt en welke clienten aandacht behoeven. Voor managers en contractcoördinatoren is het de plaats om stuurinformatie te bekijken en direct om te zetten in acties.
Geïnspireerd door deze case?
Heb jij een IT-vraagstuk in jouw organisatie? En ben je benieuwd wat er mogelijk is? Neem dan contact op voor een kennismaking en een bak koffie!
Comments are closed.